Bevoegdheden & verantwoordelijkheden
Het besturen van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is meer dan een formaliteit – het is een serieuze taak die vraagt om overzicht, betrokkenheid en kennis van zaken. Als bestuur bent u verantwoordelijk voor het financiële beheer, de administratie, de communicatie met bewoners én het naleven van wettelijke verplichtingen.
Dat is niet altijd eenvoudig. Zeker bij grotere VvE’s of wanneer bestuursleden wisselen, kan het lastig zijn om alles goed te organiseren en uit te voeren. Daarom zetten we op deze pagina de belangrijkste aandachtspunten voor VvE-besturen overzichtelijk op een rij. Zo weet u precies wat erbij komt kijken – en wanneer het verstandig is om (delen van) het beheer uit te besteden.
Wat komt er kijken bij goed VvE bestuur?
Een goed functionerend VvE-bestuur is essentieel voor het onderhoud, de samenwerking en de juridische structuur van een gebouw. Bestuursleden dragen verantwoordelijkheid voor financiën, communicatie en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste taken die bij goed VvE-bestuur komen kijken – en wanneer het verstandig is om ondersteuning in te schakelen.
1. Financieel Beheer: grip op de kas
Een gezonde VvE begint met solide financiële administratie. Denk hierbij aan het opstellen van de jaarlijkse begroting, het innen van de bijdragen (servicekosten), het betalen van facturen en het opstellen van de jaarrekening. Ook het beheer van het reservefonds en een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP) vallen hieronder.
2. Administratie & Documentatie
Een goed bijgehouden ledenregister, duidelijke notulen, een compleet archief van besluiten en contracten – het hoort allemaal bij de administratieve taken van een VvE-bestuur. Dit vormt de basis voor verantwoording en continuïteit, zeker als bestuursleden wisselen.
Let op: De VvE is wettelijk verplicht om een aantal documenten te bewaren, zoals de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement.
3. Juridische en Wettelijke Verplichtingen
Het bestuur moet zorgen dat de VvE voldoet aan wettelijke verplichtingen, zoals de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het tijdig bijeenroepen van de Algemene Ledenvergadering (ALV), en het uitvoeren van besluiten uit de vergadering. Ook moet het bestuur handelen in overeenstemming met de splitsingsakte en het reglement van de VvE.
4. Communicatie met Eigenaars
Duidelijke en tijdige communicatie voorkomt onrust en onduidelijkheid binnen de VvE. Informeer bewoners over besluiten, lopende zaken, betalingen en onderhoudsplannen. Een betrokken en transparant bestuur creëert vertrouwen.
5. Organisatie van de Algemene Ledenvergadering (ALV)
De ALV is het hoogste orgaan binnen de VvE en moet minimaal één keer per jaar plaatsvinden. Het bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding, convocatie, agendapunten en verslaglegging van deze vergadering.
6. Tijd en Beschikbaarheid
Een bestuursfunctie kost tijd. Besturen gebeurt niet “erbij” – zeker niet bij grotere VvE’s of bij achterstallig onderhoud of onenigheid binnen de vereniging. Bestuursleden moeten bereikbaar zijn, besluiten nemen en toezien op de uitvoering daarvan.
Waarom kiezen voor VBEA?
Het is begrijpelijk dat bestuursleden niet altijd over voldoende tijd, kennis of ervaring beschikken om alles goed te organiseren. Wij bieden ondersteuning bij zowel financieel en administratief beheer als de mogelijkheid tot extern bestuur van uw VvE.
Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Contact
Heeft u vragen over onze dienstverlening, wilt u een vrijblijvend gesprek inplannen of heeft u advies nodig voor uw VvE? Wij staan voor u klaar.
Of het nu gaat om een simpele vraag of een complex VvE-vraagstuk – we denken graag met u mee.
Wij beantwoorden uw vragen met plezier en nemen de tijd voor persoonlijk advies. Aarzel dus niet om contact op te nemen!